Zaposlili smo novega kandidata, ki se nam bo pridružil čez en mesec. Kaj lahko naredimo že pred njegovim prihodom in kaj storiti po tem, ko se nam pridruži? Naj bo naše podjetje majhno ali veliko – če se v podjetju stvari odvijajo zelo hitro, si moramo zavestno vzeti čas, da novemu zaposlenemu v najkrajšem možnem času damo vse nujne informacije, da se bo uspešno integriral v ekipo in začel delati na stvareh, za katere smo ga zaposlili. Upoštevati moramo, da je novo okolje za marsikoga stresno in mu omogočiti čim bolj prijetno izkušnjo prehoda.

PRED PRIHODOM

Pogosto se zgodi, da posameznik dela ne more začeti opravljati takoj, običajno zaradi odpovednega roka v prejšnji službi ali pa si želi pred nastopom nove pozicije vzeti nekaj časa za dopust. To nam ponudi odlično priložnost, da vnaprej pripravimo vse potrebno – od naročila opreme do določitve, kdo bo posameznikov mentor, kdo bo prevzel nalogo, da ga uvede in kakšen bo celoten proces uvajanja.

ČAS

Vsem je dobro znana naslednja situacija: obetajo in množijo se novi projekti, ravno smo v procesu zaključevanja starih, nato pa se nam istočasno pridruži še novi zaposleni. V takšnih trenutkih si moramo zavestno vzeti čas in dobro premisliti, kako ga bomo najbolj gladko vpeljali v delo. Novi zaposleni se bo le tako počutil sprejetega in videl, da smo v vpeljavo vložili delo in o samem procesu tudi dobro razmislili. Poleg tega bo, če mu bomo na začetku dali vse potrebne informacije, veliko hitreje začel delati na stvareh, za katere je bil zaposlen. Dobrodošel trik je tudi, da si še pred prihodom novega zaposlenega v svojem koledarju vnaprej rezerviramo sestanke oz. časovne sklope, ki bodo namenjeni izključno njemu. Tako nam, ko se posameznik dejansko pridruži, v koledar ne bodo mogli vskočiti nenapovedani sestanki.

MENTOR

Kdo je oseba, ki o področju dela, na katerem bo deloval tudi novi zaposleni, ve največ? Včasih so mentorji istočasno tudi vodje posameznika, včasih pa se zgodi, da vlogo mentorja lahko prevzame drug član ekipe (s tem motiviramo tudi novonastalega mentorja – več o tem v drugem zapisu). Mentor naj bi bil oseba, na katero se lahko posameznik obrne z vsemi vprašanji, prav tako pa je naloga mentorja tudi, da novemu zaposlenemu razloži, kakšni so posamezni procesi v oddelku, kakšen je način dela, katera orodja se uporablja za kaj in kdaj ter kje lahko dobi vse informacije, ki jih potrebuje. Običajno je to tudi oseba, ki daje nasvete, popravke in spodbude za narejeno delo.

»SURVIVAL KIT« ZA ZAČETNIKE: NUJNE INFORMACIJE NA RAVNI ODDELKA IN NA RAVNI PODJETJA

Ko uvajamo novega zaposlenega, začnimo na začetku, pri osnovah – povemo in pokažemo mu, kje so stranišča, kuhinja, kdo je ekipa, s katero bo sodeloval, kdaj in kam se hodi na malice, kakšna so nenapisana pravila pisarne, neuradna druženja ipd.

Potem se lotimo konkretnih informacij, ki jih posameznik potrebuje za učinkovito delo – kateri sestanki (ustaljeni ali ne) so običajni za oddelek, ki se mu je pridružil, kje dobi vse potrebne informacije, kako bo zgledalo njegovo delo v prvem tednu, prvem mesecu in prvem polletju. Naloga vodje je tudi, da predstavi pričakovanja, nivo kvalitete, način dela in način poročanja. Z njim se pogovorimo o tem, kako procesi tečejo na ravni celega podjetja, ne le oddelka: kateri sestanki so ustaljeni (če imamo na primer mesečne sestanke za celo podjetje) in kakšne zadolžitve ima določen oddelek. Tako posamezniku nudimo široko sliko, ki je nismo mogli v celoti razkriti med samim zaposlitvenem procesom.

PAKET DOBRODOŠLICE

Nekaj najlepšega, kar lahko storimo za posameznika, ki na svoj prvi delovni dan pride v novo podjetje, je, da mu pripravimo paket dobrodošlice. Ni treba, da je velik, pomeni pa veliko. Paket dobrodošlice lahko vsebuje majice podjetja, pisala, zvezek (notebook), personalizirano skodelico, balon dobrodošlice ali pa kaj drugega – skratka, nekaj, kar bo posamezniku dalo občutek, da je prišel na novo pot, za katero se veselimo, da jo bomo ustvarjali in prehodili skupaj z njim.

Ne glede na vse napisano – najboljši način, da uspešno sprejmemo novega člana ekipe, je, da se postavimo v njegove čevlje. Predstavljajmo si, kaj bi sami potrebovali, da bi se počutili sprejete, dobili vse nujne informacije in s svojo novo ekipo začeli graditi dobre odnose.

Ključen del ekipe, ki bo najverjetneje sodeloval tudi pri vpeljevanju novih sodelavcev, je vodja. Kako biti dober vodja, vzornik in motivator sodelavcem? Pri tem vam pomagamo z Delavnico vodenja.